Of je nu een verkleed feestje bij je thuis wilt organiseren of een belangrijke wetenschappelijke conferentie, het is belangrijk dat het evenement goed is gepland. We hebben een voorbeeld evenement planning template samengesteld die je kan aanpassen aan de grootte van je evenement. De essentie blijft hetzelfde: plan goed vooruit en je hoeft je minder zorgen te maken tijdens het evenement zelf.
Ver voor het evenement begint
- Datum: zorg ervoor dat je evenement niet samen valt met andere belangrijke gebeurtenissen en evenementen
- Locatie: gebaseerd op het aantal gasten
- Gasten: ken je publiek, dat maakt het maken van onderstaande beslissingen makkelijker
- Eten/drinken : laat offertes maken op basis van het geschatte aantal gasten
- Personeel: bijvoorbeeld je vrienden of zoek vrijwilligers
- Taken personeel: beslis wie wat doet voor en tijdens het evenement
- Sprekers/artiesten: controleer hun beschikbaarheid voor de datum van je evenement
- Sponsoren/partners: maak een lijst van potentiële partners en leg contact
- Promotie plan: maak een plan, verdeel de taken
- Ticket tarieven: bepaal de tarieven voor je tickets en eventuele merchandise
Enkele weken voor het evenement
- Evenement: creëer een pagina voor je evenement
- Tickets: zorg ervoor dat je tickets vindbaar en gemakkelijk te kopen zijn
- Promotie: verstuur e-mails, verspreid het evenement in relevante groepen en vraag je personeel en deelnemers het evenement te delen
- Media: boek een fotograaf/cameraman en geef de media de mogelijkheid zich aan te melden voor je evenement
- Locatie: regel de laatste details voor de techniek op je locatie
- Logistiek: zorg ervoor dat je locatie vindbaar is voor je gasten en deelnemers
- Planning: maak een plan van aanpak en update je personeel/deelnemers
- Informeer: loop met je personeel nog een keer de planning door en zorg ervoor dat dit plan waterdicht is
Op de dag van het evenement
- Locatie: controleer de WiFi-connectie, controleer de techniek, zorg dat alles klaar staat en leg de laatste hand aan de decoratie
- Materiaal: zorg dat je een kopie hebt van de gastlijst en personeelstaken
- Personeel: check voor en tijdens het evenement met je personeel de planning om te kijken of alles op schema loopt
- Contact: zorg ervoor dat iedereen de benodigde contactgegevens heeft in geval van nood
- Deelnemers: bespreek de planning, deel contactgegevens voor eventuele vragen
- Media: zorg ervoor dat de pers alle benodigde contacten en toegangspassen heeft
- Promotie: verzamel verhalen, foto’s, video’s en social media materiaal
- Gasten: informeer gasten over het tijdschema en de aanwezige faciliteiten
Na het evenement
- Financiën: verzamel alle rekeningen, ontvang de betalingen en bereken de omzet
- Promotie: verzend ‘bedank’ berichten, upload presentaties en andere media
- Evaluatie: verstuur een enquête om je evenement te evalueren
- Analyseer: analyseer je evenement om in beeld te krijgen wat goed ging en wat bij het volgende evenement beter kan
